On trouvera des processus relativement simples où un seul formulaire sera nécessaire, et dont certaines des données collectées seront exploitées pour enclencher des procédures business.

Par exemple la demande / commande d’un abonnement abordée dans la section « Form for Records ».

Il ne faut pas s’arrêter à l’enregistrement du bon de commande. Voici certaines possibilités :

1. Une alerte est communiquée au service commercial qui validera et donnera son approbation à cette demande.
2. Le processus prendra une dimension plus « underground » : les données nécessaires collectées à l’aide du formulaire vont circuler et alimenter automatiquement les applications de l’entreprise impactées.
3. E-mail de confirmation de commande au client et une facture en pièce jointe !

Ne perdez plus votre temps à des tâches sans valeur ajoutée

Dans le cas d'une demande avec suivi : 

1. L’employé rempli le formulaire (électronique)
2. Ce formulaire arrive d’abord vers le responsable « n+1 » pour approbation
3. Celui-ci passe au département RH pour validation
4. Un retour à l’employé est effectué pour lui communiquer la réponse

Tout ça de manière simple et rapide

Plusieurs formulaires peuvent être nécessaires, s’enchaînant les uns aux autres afin de faire évoluer les différentes étapes de la procédure.

Une procédure de recrutement et d’embauche (« onboarding ») sera probablement plus complexe, et fera probablement appels à plusieurs des concepts que nous décrivons :

• « Form for Documents » par ex. pour réceptionner le CV et la lettre de motivation, une lettre de recommandation, attestation administrative, etc.
• « Form for Records » pour enregistrer un  formulaire médical du candidat, un engagement de confidentialité, son accord et son engagement formel au respect des règles de l’entreprise ou de l’organisation, la fiche de réception d’un équipement personnel de travail, ….

La procédure va évoluer au sein de l’organisation, passer de la réception et la collecte des premières informations et documents à un premier niveau de sélection, et si celui-ci s’avère positif, il fera circuler les données et informations enrichies de ses commentaires à l’échelon suivant.

Cette procédure peut-être relativement simple ou nettement plus complexe, dépendant de la structure de votre organisation ou du poste à pourvoir.

Tout au long du processus de recrutement, et au gré de l’évolution de celui-ci, nous allons ainsi initier et alimenter le dossier du candidat, automatiquement classé, indexé et bien organisé (en mode « full » électronique).

La conception même des formulaires électroniques et leur évolution / maintenance au gré de l’évolution des besoins  est relativement aisée avec les outils nous utilisons.  Il en est de même pour le design et la conception des workflows qui leur sont associés.

Une procédure simple sera rapidement déployée et mise en production 

Ce qui est le plus important à ce niveau-là, c’est que nous ayons une bonne connaissance de vos besoins. À partir de là, tout se passera bien !

Sur le plan technique, l’intégration et la communication des formulaires avec les applications métier pourront également être simples …. ou plus complexes selon le besoin, et différentes d’une entreprise à l’autre en fonction de l’accessibilité technique de ces applications.

Les outils que nous utilisons sont prévus pour pouvoir communiquer avec vos applications

Les outils que nous utilisons reposent sur des technologies ouvertes et accessibles via différentes méthodes d’intégration. La question de l’intégration à vos applications métier fera l’objet d’une analyse technique et permettra d’établir le budget global du projet.